頭の外に出すことで、すべきことに集中できる。
やることが多い日にしんどいのは、作業の量そのものより 「忘れないようにしておく」ことに使っている力のほうだったりします。 ゴミ出し、返信、支払い。ひとつずつは一分で終わるのに、 頭のどこかで気にし続けている間じゅう、静かに消耗していきます。
FLOW TASK は、そこを軽くするための道具です。 思いついたものは全部 Inbox に放り込んで、頭からは出す。 そのうえで、今日やるものだけを Today に移す。 この二段構えが中心にあります。
この作りは、デビッド・アレンが提唱した GTD（Getting Things Done）という仕事術を下敷きにしています。 アプリを使うかどうかに関係なく応用できる考え方なので、要点を書いておきます。 GTD は五つの段階でできています。
実践する上で効くのは、把握を徹底することです。 「これは小さいから覚えておけばいい」と選別を始めた瞬間に、 頭の中に残す枠が復活してしまいます。 重要かどうかの判断は、書き出したあとの段階でやれば足ります。
見極めの段階で、二分以内で終わることはその場で片づけるという目安があります。 リストに書いて、あとで探して、また判断して、という手間のほうが本体より大きくなるからです。 逆に言えば、二分を超えるものはその場でやらずにリストへ入れて構いません。
リストが動かなくなる原因のほとんどは、書き方が大きすぎることです。 「確定申告」はタスクではなくプロジェクトで、開いた瞬間に何をすればいいか分かりません。 「領収書の入った封筒を机に出す」まで具体的にすると、体が動きます。 一行を読んで次の動作が浮かばないなら、それはまだ分解が足りていません。
Inboxは、判断しない場所です。 思いついた順に放り込むだけで、並べ替えも分類もしません。 ここを「きれいに保つ場所」にすると、入れるのが億劫になって機能しなくなります。
Todayは、今日ふれるものだけを置く場所です。 ここに十件も並んでいると、結局リストを見なくなります。 多くて三つか四つに絞るほうが、最後まで機能します。
FLOW TASK は、朝になると Today が空になります。 昨日やり残したものが自動で持ち越されないのは、意図的な作りです。 持ち越しを許すと、消化できなかった負債が積み上がって、 リストを開くこと自体が気の重い作業になっていきます。
毎朝あらためて Inbox から選び直す。 昨日できなかったことは、今日も本当に必要なら、また選ばれます。 三日続けて選ばれなかったものは、たぶん最初から必要ではなかったものです。
タスク管理が崩れるのは、たいてい忙しさで数日ふれなかったあとです。 久しぶりに開くと未処理が溜まっていて、それを見た瞬間に閉じたくなる。 こうなったときは、整理し直そうとしないでください。
やることは一つだけで、Inbox を全部見て、いま不要なものを消す。 それだけです。片づけようとすると時間がかかって、また離れます。 リストは正しく保つものではなく、いつでも捨てて作り直していいものです。
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